贏在執行力 第二節整潔有序就是效率

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第二節整潔有序就是效率

為了高效工作，必須建立一個較佳的工作秩序。隻有這樣，才能減少忙亂，增加快樂，提高單位時間的功效。

美國管理學博士在其《有效的經營》一書中寫道：“我讚美徹底和有條理的工作方式。一旦在某些事情上投下了心血，就可減少重複，開啟了更大和更佳工作任務之門。”

工作無序，冇有條理，必然浪費時間。試想，如果一個搞文字工作的手裡資料亂放，本來一天就能寫好的材料，找資料就找了半天，豈不費事

西方“支配時間專家”運用電子計算機作了各種測定後，為人們支配時間提出了許多合理化建議，其中有一條就是“整齊就是效率”。他們比喻說：木工師傅的箱子裡，各種工具排列有序，不同長度的釘子分彆擺放，使用起來隨手可得。每次收工時把工具放回固定的位置同把工具胡亂丟進箱子裡所費時間相差無幾，而效果卻大不一樣。

我們經常看見一些青年學生的書包裡，甚至高級管理人員的公文包裡，簡直像一個廢物箱：啃了一半的麪包、掉了皮的雜誌、捲了角的書、幾塊口香糖、一疊廢紙，等等。

辦公桌麵是否整潔，是工作條理化的一個重要方麵。一位西方的老牌管理者在解釋辦公桌上的東西是如何堆積起來時說：“這是因為我們不想忘記所有的東西。我們把想記住的東西放到辦公桌上一堆資料的頂部，這樣就可以看到它們。”問題是東西堆得越來越高，當不能記起下麵放的是什麼東西時，就開始在資料堆裡尋找。這樣，時間就浪費到查詢丟失的東西上。據統計，有95％以上的管理者都為辦公桌上堆滿東西而苦惱。

因此，建立一個有效的工作係統，在固定的工作時間完成更多的工作要求，合理地安排工作，是一件非常重要的事。

美國波士頓顧問集團的卡爾斯博士曾說：

看看那些工作有條理的員工的工作方式。他們的辦公桌上的檔案永遠都是規矩而有條理的，因為他們知道一次隻能處理一個檔案。當你向他要一份檔案時，他可以立即交到你的手上。當你交給他一份已經完成的合同或是備忘錄時，他會馬上知道應該放在什麼位置上。

要知道，高效率的職員一定會給上司與同事留下工作有條理、安排有序的印象。上司會對他產生信任感，同事會對他產生信賴感。這種信任的獲得，總是讓他獲得比彆人更好的工作機會。

在世界各地的許多著名公司裡，都在倡導一項“辦公室5s管理”，這種管理方式起源於日本，意思是整理、整頓、清掃、清潔、素養五項工作，因為日語的羅馬拚音均以“s”開頭，所以被稱為“5s管理”。“5s管理”提出的目標簡單而明確，就是要為員工創造一個整潔、明朗、舒適而有益的工作環境。“5s管理”的倡導者們認為，堅持工作環境的乾淨整潔，物品有條不紊，就一定可以大大地提高工作效率。

就從現在開始，為工作建立一個係統，來保證日益增多的檔案和檔案不會淩亂和遺失。然後檢查你的工具是否已經達到了優化組合，千萬不要因為總是想著解決複雜的問題而忽視了基本的工作。如果因為一些基本的工具出現了問題而影響了工作效率，那麼效率如何能高得起來呢那麼如何讓自己的辦公桌整潔而不亂呢？以下幾個辦法值得參考：

(1)把你辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理乾淨。你現在所做的工作應該是此刻最重要的工作。

(2)在你準備好辦理其他事情之前，不要把與此無關的東西放到辦公桌上。這就意味著，所有的工作項目都應該在檔案中或抽屜裡占有一定的位置，並把有關的東西放到相應的位置上。

(3)要力戒由於乾擾或因你厭煩了手頭上的工作，而放下正在做的事情去乾其他不相乾的工作。一定要力求你在結束手頭這項工作之前，為它采取了所有應該采取的處理措施。

(4)按規則把已經處理完畢的東西放到適當的地方去。再覈對一下剩下的重點工作，然後再去開始進行第二項最重要的工作。

從辦公桌上拿開目前不需要的書籍、檔案後，可以按其重要性和先後順序，分為“應立即處理的”，如緊急信件和其他必須馬上處理、做決定的事，“暫時靠後處理的”，即大致看一下檔案內容，按內容分類放入檔案夾中，在采取適當的行動之前，一直放在那裡；“以後處理的”，即不是當前的重要工作，還有待研究、需要進一步在時間等方麵作較充分安排的事項；“留作資料儲存的”，包括上司的指示、決定以及有保留價值的資料、檔案等等。根據自己所好“分類儲存”，用完以後放回原處。手稿、資料、書籍等，什麼東西放在哪裡，都要有一定的“規矩”。每次用完，隨手放回原處。對與你有聯絡的朋友的姓名、地址和電話號碼，也分門彆類登記，可隨手查到。養成“有首尾”的好習慣，把資料手稿整理得井井有條，辦公桌就像“管理交通”一樣管得有條不紊，這樣就避免了混亂，時間就不會在找這找那中溜過去。

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