精英是這樣訓練出來的 八、采用正確的方法，就能把事做好
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八、采用正確的方法，就能把事做好
1．采用正確的方法，你就能把事情做好
善於利用時間的人，具有深思熟慮的能力，並能選定做事的最佳方法。例如，在寫一封重要信函之前，他們總會先計劃一下自己要說什麼，找出完整的資料，然後再動筆寫信。
觀察彆人在家中、公司裡是如何處理事情的以及他們所采用的方法。正確的方法能使你在充滿競爭的世界中，凡事事半功倍，而非事倍功半。
2．將時間集中於高報償的工作
你最初開始工作，你對你的上司說，你能做高報償的工作。而今，瑣碎的日常工作使你不能自拔。此時你必須將自己的興趣轉移到高報償或是重要的工作上，從而從繁瑣的事務中解脫出來。
解決方法：
把高報償工作分成幾個步驟。比如：你要寫一篇關於你公司廣告活動的報告。首先，你要確定這項活動的主題。一旦完成了主題，你便能寫出幾份廣告來。下一步你就要考慮該將廣告登在何處等。
注意：你按照計劃中的步驟一步步進行，在工作開始告成之際，就將情況告知他人，這件工作使你難以忘懷，成了你利用時間計劃中的重要部分。
成功時，一定要獎勵你自己。給予你自己一種獎勵，可以使你在工作中更有衝勁。一些富於創新精神的公司也采用獎勵方法，以增加員工的乾勁和提高工作效率。
3．做事的方法應因時因地而變
在日常工作中你已經形成了一套處理工作的習慣性程式，無論什麼事情，你總是一次又一次地以同樣的方式去完成。但是工作完成之後，你總是覺得浪費了時間。
解決方法：
以不同的方式看待一件工作，經常問自己：你能以彆的方式去做嗎？你們辦公室或是家裡能有彆人幫忙嗎？
試著將你的時間劃分爲不可控製時間和可控製時間。不可控製時間是一天之中的一部分。例如，在這當中，你必須於上午十一點前完成生產報告，或你必須參加上司召集的一次會議。可控製時間也是一天之中的一部分，在這當中，你可以決定你想做的工作，你有時間考慮你想如何利用一天中的這部分時間。
善於利用時間的人都善於運用可控製時間。他們明白自己隻有有限的時間，所以他們要在最大限度內利用這些時間。
一旦處於可控製時間階段，就趕緊列出要做的事項表，分出輕重緩急，著手進行最重要的工作，直到完成。
4．防止工作被經常性的打斷
一天開始，當你正著手當務之急的工作時，電話鈴聲響起、郵件寄到、客戶詢問，然後又有同事要求跟你談工作的體會等等，使你把當務之急的工作擱置一旁，捲入這些事務之中。一天過去了，你發現還冇開始你當務之急的工作。
解決方法：毫不猶豫地立即著手你當務之急的工作，因為它將帶給你所需要的報償，以使工作有成就。
一天當中，總會有一些小乾擾，你必須要能夠一而再、再而三地回到原位，以繼續首要的工作才行。因為花過多的時間做毫不相乾的事情，會直接影響你完成當務之急的任務。
你也可以在你辦公桌上放一個檔案夾，取名為1號檔案夾。早晨上班時，就著手做這個檔案夾中的1號工作，直到完成，隻有完成了1號工作，才能進行下一個最重要的工作。如果不這樣做，你就可能永遠完成不了最重要的工作。
5．充分利用黃金時間
一天當中，相比較之下，工作效率最高的時間是在上午十一點到下午一點之間，其餘時間效率會稍微有所下降。解決方法：製定出你的工作效率和程度表。一天之中，什麼時間電話鈴聲會響個不停？
什麼時間會議次數最多？什麼時間最忙？這些情況將告訴你，人們在什麼時候精力達到最高水平。然後儘量挖掘這種潛力。把重要的約會和會議安排在上午十一點左右，你便能與處在最佳狀態的人們打交道，而且可以獲得最高效率。若大清早就召開重要會議，人們或許還在想著週末或昨天晚上的事，難以進入會議的主題。如果會議是在下午五點召開，你更會發現許多同仁精神不濟，會議的實效也會減少。所以在處理重要事件時，一定要懂得掌握黃金時間。
6．靈活改變已定工作計劃和事項
你的計劃全部安排好了。但現在你必須要占用你的時間，會見來麵試的幾名求職者。這個很重要，你急需讓人填補上空缺，以便能放心做你的高報償工作。高報償工作就是以更多的金錢作為報償，或是能給工作帶來更多的成果的工作。你跟上司花了三天時間，會見幾名求職者。此時，公司中又有其他問題發生，你們的大客戶對上次交易的貨品抱怨不已，他暗示可能去跟彆人做生意。你該怎麼辦？
解決方法：
什麼是高報償工作？自然，顧客最為重要。照顧你顧客的需要，你們的客戶必然感到滿意。
為了公司，也為了你個人的利益，你必須視情況調整工作重心。如果你們失去大客戶，也就不再需要麵試其他人員了，因為你們將會損失一部分盈利。善於控製時間的人都懂得適度改變計劃。
一旦你使不高興的客戶滿意了，你就可以再去會見不被淘汰的求職者。你的計劃必須要隨著情況的變化而變化，否則，你就會因小失大，鑄成大錯了。
7．製定一個日常工作的定額
你今天打算完成什麼工作？怎樣去充分利用這一天呢？為自己確定出工作定額，纔不致虛度一天。
解決方法：
日常工作定額將幫助你實現每週的、每月的，以及最終每年的定額。當然也有日常定額不能完成的，例如生病、事假等等。但是如果大多數時間你完成了定額，你就會取得成功。
因此你必須檢查一下你需要什麼樣的日常工作定額，完善你的最佳定額，以實現自己的目標。如果你不願意腳踏實地做日常工作，就永遠不會獲得成功。所以為自己製定出工作定額，下決心去實現它吧！
8．不要翻來覆去地檢查每一件事
參加元旦活動的邀請名單已經檢查過一遍了，增列了一些人，又去掉了一些人，反反覆覆折騰個冇完；有關內部人員使用電話的報告，你已經重新寫過十七次，因為你想在文字上達到儘善儘美。出現以上情形的原因是你想使一切都完美無缺，即使冇有什麼正當理由，你也要對事情做一些改變。
解決方法：
問問自己是否需要這種過分強調精緻且耗費時間的完美？你需要對一切事都重新檢查嗎？
在某些情況下，是必須力求精確的，但是真正的完美是難以達到的。因此正確的做法是給自己一個時間表，儘自己最大的努力。當你發現事事追求儘善儘美的做法有所減少，也許，你就能集中精力從事其他重要活動了。
9．捨棄不必要的個人及外事活動
你準備與你們銀行最重要的客戶在上午十一點會麵。電話響了，是一位學校校長找你，請求你對他們教學的資金籌措計劃給予幫助，你爽快地答應了這位校長，可是，接著他又告訴你學校近來的變化以及他們未來的目標等等。你迅速瞥了一眼時鐘，發現隻剩下五分鐘，你和客戶的重要會議即將開始。你告訴這位校長，你得放下電話了。剛放下電話，電話又響了起來，一支足球隊的教練要你協助為本年度門票設計廣告活動，以增加他們的資金，你個人及外麵的活動日益束縛住你在事業上所追求的目標。
解決方法：冷靜地思考一下為什麼你從事了每一項活動？時過境遷之後今天看來當初從事那些活動還有必要嗎？砍掉那些毫無意義的活動，保留那些對你重要的活動纔是解決之道。一位公司經理的解決辦法，是把個人和外麵的活動限製在下班以後的時間（下午六點以後）。另一位經理的解決辦法，是他規定工作時不接私人電話、不辦私事或參加外麵的活動。儘量把過量的其他活動減少到最低限度。
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